1. Заполнение справочников и начало работы
Общая информация о справочниках в Frontdesk
Для начала работы в Frontdesk, вам нужно будет заполнить следующие справочники:- - Категории номеров
- - Номера
Они находятся в главном меню в пункте "Настройки".
Справочник категорий номеров
Все номера в объекте размещения можно разбить на группы, называемые "категориями номеров". Если отличий между ними нет, достаточно единственной записи "Стандартный номер". Для добавления новой категории нажмите кнопку "Добавить" и укажите название и количество мест в номере данной категории. Для начала этого будет достаточно. При подключении модуля бронирования на вашем сайте можно будет добавить код (что это – будет в статье про подключение к онлайну), описание и изображения. Если нужно изменить ранее внесенную категорию – нажмите "Редактировать" в нужной строке, исправьте данные и нажмите в этой же строке "Сохранить".
Справочник номеров
Учет в системе ведётся по конкретным номерам, поэтому требуется создать номерной фонд. Можно добавить/ редактировать/удалить записи так же, как и во всех остальных списках системы. Но есть дополнительная возможность – создать много номеров сразу. Если ваши номера пронумерованы подряд – можно выбрать пункт "Добавить несколько" над таблицей и указать начальный и конечный номер, категорию и корпус (корпус – необязательно). Тогда при нажатии "Добавить номера" будет создано нужное количество сразу. Если номер закрывается на ремонт или, наоборот, становится доступен с какой-то даты, можно указать диапазон дат, в котором номер доступен к бронированию.
Этого достаточно для того, чтобы открыть шахматку и начать бронировать.
2. Работа с тарифами
Вход в экран редактирования тарифов находится в главном меню. Если вы не видите этот пункт – обратитесь к сотруднику, раздающему права, чтобы он предоставил доступ. Для добавления тарифа нажмите кнопку "Добавить", впишите данные и нажмите "Сохранить". Для начала работы достаточно указать название тарифа.
После того как тариф создан, в него нужно добавить цены. Для просмотра цен тарифа нажмите кнопку "Цены" в нужной строке. Для добавления цены воспользуйтесь кнопкой "Добавить".
Тарифы
Прейскурант цен для вашего предприятия называется "тариф". В нем указаны расценки за те или иные услуги и, в зависимости от них, будет производится расчет. Можно просчитать такие параметры, как наличие питания, с лечением или без, акция ли это. Вы вправе завести неограниченное количество тарифов согласно вашим потребностям, но обычно хватает и одного. В таком случае отпадает необходимость выбирать тариф, и по умолчанию используется ваш единственный тарифный план.
Цены
В данном окне представлено управление расценками на оказание услуг. Одна строка соответствует одной цене.
В графе "Цена за" показывается оплачиваемая единица (например, за номер, или за человека).
"Тип цены" – интервал, за который назначена цена. Например, за день или ночь. "Номер места" применяется в случае иcпользования дополнительного спального места, необходимо указать с какого из доп. мест станет активна данная расценка. Места нумеруются по порядку. Так, например, в номере с 2 основными и 2 дополнительными местами №1 и №2 будут основными, а №3 и №4 – дополнительными. Графа "Размещение" указывает тип места, за размещение на котором обозначена цена. По умолчанию – за основное место.
В пункте "Гостей в номере" указывается количество проживающих людей. Если цена зависит от кол-ва проживающих, то в данном пункте стоит указать для какого кол-ва гостей актуален этот пункт.
Если в вашем объекте используется несколько схем с питанием гостей – укажите это в пункте "Тип питания". Если тип питания один – ничего заполнять не нужно. "Возраст от" и "Возраст до" – минимальный и максимальный возраст, для которого активны расценки в данном номере. "Дата с" и "Дата по" –дата начала и окончания периода, когда цена актуальна. Применяется, если цена активна не круглый год. "Категория" – это тип номера, для которого указана цена. Например, "двухместный люкс" и "трехместный эконом". По нажатию правой кнопки мыши на заголовки можно скрыть ненужные колонки.
Копирование цен
Если некоторые цены можно получить копированием (в том числе с изменением на некую величину), то можно воспользоваться режимом копирования цен.
Для этого установите фильтры таким образом, чтобы на экране были видны только те цены, которые должны быть скопированы.
После этого нажмите "Копировать с изменением" над таблицей и укажите, что в новых ценах должно отличаться.
Параметры, которые не изменяются будут содержать значение "Скопировать" (установлено по умолчанию).
Например, вы хотите сделать из цен на основные места – цены на дополнительные. Для этого установите новую цену равной старой, умноженной на процент (например 80%), и в поле "Размещение" поставьте "Доп.место".
После нажатия "Скопировать", Вы получите нужные цены.
3. Работа с бронированиями
В Frontdesk для создания бронирований есть 2 экрана, для просмотра - 3. Создать бронирование можно в шахматке и экране "Свободные номера". Просмотреть ранее созданные бронирования можно в шахматке, журнале бронирований и экране "Ресепшен".
Шахматка
Экран "Шахматка" служит для просмотра бронирований в графическом виде и для создания новых бронирований.
Ранее созданные бронирования отображаются по конкретным номерам. Если бронирование не было привязано к конкретному номеру, то оно будет автоматически отображено в каком-то номере. При этом, при следующем просмотре оно может оказаться уже в другом номере. Такие бронирования отображаются отдельным цветом (светло-голубым). Бронирования, которые созданы в модуле онлайн-бронирования по умолчанию, не будут привязаны к номеру, созданные в шахматке – будут.
Для создания нового бронирования в шахматке – кликните на даты заезда и выезда (в любом порядке). Откроется окно, где можно ввести параметры бронирования и гостей.
Свободные номера
Экран "Свободные номера" – это отчет, где по каждой категории номера можно увидеть сколько мест свободно на каждую дату. Но в нем также можно сделать новое бронирование. Для этого нужно кликнуть на даты заезда и выезда. В итоге появится то же окно, что и из шахматки.
Экран бронирования
В экране бронирования можно вносить информацию о бронировании, рассчитывать стоимость, указывать списки гостей, аннулировать, указывать примечания-указания на работу, выставлять счета и учитывать платежи.
Список гостей, примечания, начисления и платежи – это списки, в них можно добавлять данные при помощи кнопки "Добавить". Не забывайте сохранять добавленные строки при помощи кнопки "Сохранить".
Остальные данные – просто вносятся в поля, их можно сохранить при помощи кнопки "Сохранить" в заголовке бронирования.
При заполнении полей нужно обратить внимание на следующие моменты:
Чтобы у бронирования можно было рассчитать цену (при введенных тарифах), нужно выбрать тариф, внести количество гостей и тип питания.
Тип питания можно указывать как у каждого гостя, так и для всех сразу – над списком.
При добавлении гостей – количество гостей на основном и дополнительном месте автоматически пересчитывается.
Если нужно указать 1 фамилию, но гостей больше – впишите сначала данные известного гостя, а потом укажите реальное число гостей.
Вы можете посмотреть как была расчитана цена бронирования, если проставите галку "Показать расчёт" под ценой.
Журнал бронирований
В журнале бронирований можно посмотреть созданные бронирования в виде списка. В нем есть фильтр по дате бронирования (по умолчанию стоит текущий день). Так же можно отобрать только расселенные/нерасселенные бронирования, только аннулированные/неаннулированные, и, если у вас более 1 объекта, посмотреть бронирования сразу по всем объектам в едином списке.
Поскольку колонок в журнале много – вы можете скрыть лишние, кликнув на заголовки ненужных колонок правой кнопкой мыши и выбрав "Скрыть колонку". Чтобы вернуть колонку, которую ранее скрыли – нужно кликнуть правой кнопкой на любом заголовке, выбрать "К списку скрытых колонок". Появится список колонок, которые вы скрыли, можно взять любую и вытащить обратно в таблицу. Эти настройки сохраняются на локальном компьютере, поэтому единожды настроив журнал – вам будет удобно им пользоваться без повторной настройки. Номер бронирования является ссылкой, которая откроет бронирование на просмотр. Также, вы можете воспользоватся фильтрами, которые расположены под заголовками. В них можно, к примеру, отобрать все бронирования в нужном статусе, или переключить отображение между режимами "забронировано" и "заезд".
Экран "Ресепшен"
Экран "Ресепшен" предназначен для организации работы приёмного отделения. В нём есть удобные списки на заезд, выезд, а также проживающих и уехавщих. По умолчанию отображается текущий день, но его можно сменить в верхней части экрана. Поэтому, даже если вы не сотрудник ресепшен, но вам нужно посмотреть список на заезд в определенную дату – этот экран вам определенно понравится. Также, из него можно быстро открыть бронирование по номеру комнаты, номеру бронирования и номеру бланка. Сценарий использования может быть такой: гость, проходя мимо ресепшен говорит, что он проживает в номере 102 и просит внеплановую уборку. Сотрудник ресепшен пишет 102 в в поле "Открыть бронь номера" и нажимает Enter. Открывается бронирование, куда вносится примечание для горничной – убраться в номере. Для объектов, где ресепшен может дать указание горничной – в этот же экран выведен список таких поручений по всем бронированиям.
4. Блоки мест и партнерский портал
Блоки мест
FrontDesk позволяет выдать блок мест вашему партнеру (например, туроператору). Соответствующий раздел находится в главном меню. Если вы не видите этот пункт, обратитесь к сотруднику, выдающему права, чтобы он предоставил доступ.
Для выделения блока мест нажмите кнопку "Добавить" и укажите какому контрагенту, по какому договору нужно выделить места, категорию номеров, даты, количество номеров. Если блок мягкий – укажите релиз-период, если жесткий, оставьте это поле пустым. В случае, если нужно выдать места на несколько категорий, периодов или нескольким контрагентам – добавьте несколько строк.
В сохраненных строках блоков мест колонки "Контрагент" и "Категория номера" являются ссылками и ведут в экран просмотра загрузки блоков, отфильтрованные либо по контрагенту, либо по категории, соответственно. В этом экране вы увидите, сколько мест вы выделили, сколько из них продано и процент загрузки. Плюс, эта же информация будет для наглядности отражена на графике. Если выбран контрагент, то в таблице и на графике будут все категории, на которые он взял блок, и будет видно, какую категорию номеров он продает лучше. Если выбрана категория – вы увидите всех контрагентов, которым эта категория выдана в блок, и будет понятно, кто из контрагентов лучше продает эти номера.
Партнерский портал
Для работы со своими блоками, вы можете предоставить вашему партнёру доступ в специальный раздел FrontDesk – партнерский портал. В нем контрагент сможет создавать бронирования и просматривать списки ранее созданных заказов. При этом – это совершенно независимый раздел программы, с логином оттуда партнер не может войти в FrontDesk и увидеть лишнюю (для него) информацию. Ему доступен только вход в Партнерский портал и просмотр своих бронирований.
Для предоставления партнеру такого доступа — найдите контрагента в справочнике "Контрагенты" и нажмите ссылку "Логины для входа". Нажмите "Добавить" и укажите email и имя сотрудника контрагента. После сохранения – ему придет ссылка для входа и пароль. Вы можете сделать такой логин для себя для проверки.
В Партнерском портале партнеру будут доступны экраны:
Свободные места (по аналогии с экраном в FrontDesk),
Журнал бронирований (где есть только его бронирования, в том числе созданные сотрудником отеля, не в ПП).
5. Подключить онлайн на сайте
Блок бронирования
На данной странице приведен пример рабочего модуля онлайн-бронирования.
Он позволяет бронировать номера прямо с вашего сайта, отображает свободные номера и их цены.
Настраивает блок сервисная служба ИРТиКуД!
6. Подключиться к booking.com
Всю работу по подключению выполним мы. Но перед эти вам нужно выполнить несколько простых действий.- - Войдите в Extranet на Booking.com.
- - Откройте вкладку "Общая информация". В левом меню нажмите на пункт Channel Manager. В появившемся экране нажмите на кнопку "Начать", после чего в графу с наименованием провайдера введите IRTIKUD, после чего в выпадающем списке выберите единственный вариант, который там появится. В "способе подключения" отметьте галочкой "Полное подключение".
- - Примите соглашение.
- - Подтвердите провайдера.
- - Дождитесь уведомления о подтверждении с нашей стороны.
- - Когда мы сопоставим справочники, вам останется лишь окончательно включить обмен с этой страницы
В итоге Вы получите:
- - Ваши тарифы и наличие мест начнет выгружаться в booking.com (можно ничего вручную больше не выставлять).
- - Бронирования, которые сделают гости через booking.com будут появляться в вашей шахматке и журналах.
- - Если гость отменит бронирование на Booking.com, оно также отменится в FrontDesk.
- - За этот обмен мы не взимаем дополнительной оплаты. Ваши отношения с booking.com остаются неизменными с финансовой стороны, но станут удобнее с технической.
7. Работа с отчетами
Отчеты находятся в главном меню. Если вы не видите этот пункт меню, обратитесь к сотруднику, управляющему правами доступа в систему.
Для получения данных нужно выбрать параметры отчета в верхней части экрана и нажать "Показать". После этого данные можно отправить на принтер или выгрузить в Excel (кнопка выгрузки находится справа от кнопки "Показать").
В ряде отчетов можно кликнуть на значение в отчете и увидеть детализацию.